ASSISTANT (E) LOGISTIQUE BASE

OXFAM PAOUA

Salaire annuel et avantages sociaux                      Selon conditions OXFAM

Classification interne du Poste                                E1

Type et durée du contrat                                         CDD de six (6) mois renouvellable

Responsable hièrachique                                        Officer Logistique                            

Personnel subordonné à ce poste                           Magasinier, Radio opérateur, Gardiens,Chauffeurs

Nombre de poste                                                      Un (1)

Lieu de travail                                                           Base OXFAM Paoua    

Date limite de candidature                                       06 Décembre 2021

                                                                                              Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté.

POUR LES ANNONCES DE RECRUTEMENT EXTERNES UNIQUEMENT : Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.

Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.

Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs, cliquez ici.

Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.

Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.

La fonction

Assurer avec le personnel sous sa responsabilité l´application correcte et en toute transparence des procédures logistiques appropriée d´OXFAM en matière de gestion des équipements, approvisionnement, transport, gestion du parc véhicule, etc. suivant la politique et la stratégie de la logistique pays

Roles et responsabilités clés

Implémentation des règles de sécurité du personnel et des biens OXFAM sous la supervision du Logistics Officer

• Il veille à l´application des règles de sécurité relatives aux personnes et biens de la Base. 
• Il participe activement à la communication des événements liés à la sécurité.
• Il rapporte immédiatement tous incidents, problèmes, et situations d’insécurité aux personnes en lien avec sa responsabilité
• Responsable de l’entretien et suivi des extincteurs du bureau et de la Guest et des kits de premier secours
• Assure le suivi et l´inventaire des kits d´hibernation dans les maisons.
• Il élabore et faits le suivi de l’inventaire des clés de la base. Prévoir sous la supervision du Logistics Officer, un plan d’inventaire, de numérotation et de remplacement des clés.

Chaîne d’approvisionnement national pour les bases

• Il doit s’assurer que l’Assistant Log Appro respect la procédure d’achat d’OXFAM pour les achats de la Base et transmet les dossiers d´achat au Log Officer pour validation.
• Il rédige les contrats de travaux et services
• Il rédige les contrats de Transport et fournitures de marchandises
• Il supervise la rédaction des contrats de Service, fait par l´assistant Log Appro
• Il gère et rédige les appels d’offre conjointement avec l’assistant Log Appro sous la supervision du logistics Officer et assiste à la procédure de dépouillement.
• Assure la qualité des produits payés et en prenant en comptes des suggestions et recommandation de la base.
• Il doit s’assurer que l’assistant Log Appro enregistre le suivi des réquisitions de la Base en relation avec l´Assistant Log Appro.
• Il est responsable des avances reçues de la finance pour les achats locaux, de faible montant.
• Il justifie au Log Officer les avances professionnelles avec les factures, avant de les porter à la finance.

Transports de Marchandises sur le terrain

• Communique avec le Bureau Coordination, sur l´envoi des matériels et envoie les BL, WB. Avant et après le départ du Camion
• Identifier le camion pour le besoin de transport du Programme (Water Tracking, Camion pour le transport de matériel, etc…)
• Elabore un contrat cadre avec les transporteurs et avec les transitaires.

Gestion des mouvements sur la base

• Il reçoit les demandes de sortie des différents départements et planifie les mouvements et coordonne avec l´opérateur radio/ dispatcheur
• Il briefe et coordonne les chauffeurs pour les mouvements prévus dans la journée en impliquant le radio opérateur.
• Il prévoie et organise des convois au cas où les mouvements par air sont impossibles. Tout convoi devra être autorisé par le Log Officer et le Field Manager de Bria.
• Il garantit la présence des équipements/matériels de sécurité dans les véhicules lors de longs déplacements. Pour cela il suivra les indications données par le Log Officer et le Field Manager.
• Il connaît à tout moment et avec précision l’emplacement des véhicules de la base en effectuant un contrôle sur Terra Mar.

Gestion parc véhicule, gestion des chauffeurs

• Il assure la bonne organisation des moyens de transport mis sous sa responsabilité
• Il assure le bon fonctionnement du Terra Mar et veille à ce que le programme soit alimenté à 60% minimum (enregistrement des données des véhicules)
• Il réalise les calculs de consommation des véhicules, générateur et les remet au Log Officer pour validation.
• Il rapporte au Logistics Officer l’état des véhicules conjointement avec le Radio Operateur, et la programmation des services de maintenances prévus.
• Il organise/planifie le travail des chauffeurs et il veille à son bon accomplissement.
• Il prépare les horaires des chauffeurs et cherche des remplaçants en cas d’absence.
• Il assure le suivi des règles de sécurité relatives à la conduite, et utilisation des équipements radio de la part des chauffeurs.
• Il briefe les chauffeurs sur la sécurité lorsque nécessaire, et en suivant les indications de son Logistics Officer et du Field Manager.
• Il vérifie avec les chauffeurs la présence et le bon fonctionnement des équipements prévus dans les véhicules
• Il suit la gestion du carburant : véhicule, moto et générateur
• Il établit un stock de sécurité de carburant pour la coordination
• Il est responsable de la bonne visibilité sur les véhicules (pose des logos et drapeaux OXFAM)
• Il planifie les services/maintenances des véhicules, les générateurs et Moto.

Communication radio

• Il encadre et forme si nécessaire le radio opérateur.
• Il supervise le travail de l’opérateur radio et lui fait faire un rapport sur les activités menées dans le mois et ou hebdomadairement.
• Il contrôle le registre journalier de communication radio tenu par l´opérateur radio

Suivi des journaliers, chauffeurs, et gardiens

• Il obtient l’approbation du Log Officer avant d’employer des chauffeurs et Gardiens Journaliers.
• Il respecte les principes d’impartialité et de neutralité dans l’emploi des journaliers. Sélectivité et/ou favoritisme dans l’attribution des emplois aux journaliers sont dês motifs de faute grave.
• Il est responsable de la demande de recrutement de journalier et du suivi de leur travail, ainsi que de la planification de leurs jours de travail en fonction des règles administratives.
• Il remplit et suis les formulaires d’emploi des journaliers pour leur paiement. 
• Il est responsable du paiement direct des journaliers.
• Tient à jour le classeur d’archives des journaliers.
• Il s’assure du respect des horaires et de l’organisation des équipes des gardiens. 
• Il veille à la bonne gestion des outils de travail des gardiens.
• Il effectue un contrôle régulier des registres des gardiens.
• Il est le responsable du reporting de tout incident sécuritaire remonté par les gardiens.

Gestion des Ressources humaines de la Logistique

• S’assurer que le personnel qui dépend de lui, accompli les tâches qui sont décrites dans leur profil de poste. En cas de problèmes, informer le Log Officer.
• Former, superviser, coaching et évaluation du personnel
• Participer dans la réalisation et/ou la révision/mise à jour des profils de poste des personnels sous sa responsabilité.
• Etablir le suivi de congés du staff sous sa responsabilité et le soumet au Logistics Officer pour validation.
• Au moins une fois par semaine, se réunir avec le Log Officer et son équipe pour la planification du travail de la semaine, possibles retards de la semaine antérieure, résolution de problèmes.
• S’assurer que le personnel qui dépend hiérarchiquement de lui, suit les règles de sécurité OXFAM

Gestion des structures (Maisons/ Bureau)

• Assure un bon suivi en effectuant un contrôle hebdomadaire de toutes les structures (bureau, maison) à fin d´identifier et d´anticiper sur les éventuels problèmes détectés.
• Il assure le suivi des grandes réparations avec les bailleurs des structures en lien avec l´administration.
• Il est en charge des réparations non prise en charge par le bailleur, tout en informant l´administration.
• Organise et suit les réparations et entretien de tous les équipements utilisés dans sa Base
• Identifie et suit les artisans pour les travaux d´entretien et de réparation des structures.

Diffusion de l’information

• Effectuer les rapports mensuels de la base (rapport narratif, rapport de consommation des véhicules et générateurs, mise à jour liste des équipements de la mission etc.)
• Assister aux réunions logistiques organisée par les partenaires en l’absence du Log Officer et ou par recommandation de celui-ci (cluster logistique).
• Organiser et mettre en place un circuit de remontée et de transfert de l’information conjointement avec le Log Officer et vis-à-vis des personnes sous sa responsabilité.
• Faire du Code de conduite le guide d’orientation de vos pratiques et vos comportements

Taches non spécifiques

• .Engagement avec OXFAM ; capacité et volonté pour défondre les intérets de l’organisation.
• Connaitre, partager, s’engager et défondre les prinicpes humanitaires et opérationnels d’OXFAM et faire le connaitre l’organisation aux différents parténaires et interlocuteurs
• Etre disposé à aider le reste de l’équipe pour des activités non prévues par son profil de poste, quand cela n’interfère pas son travail et les responsabilités de sa position.
• Selon sa charge de travail, et de ses aptitudes, il pourra effectuer toute autre tache du département de logistique, sur demande de son supérieur hiérachique.

Qualifications et competences requises

Indispensables

• Etre titulaire d´un diplôme universitaire supérieur Niveau Bac+3 en logistique, Gestion comptable ou commerce 
• Expérience démontrable sur le poste d’au moins 2 ans en achat logistique et transport
• Bonne connaissance du marché local et de la législation en matière d´achat dans le pays
• Bonne connaissance des logiciels Excel et Word.
• Capable de communiquer en français et en Sango
• Pouvoir s’intégrer parfaitement au sein d’une équipe pluridisciplinaire.
• Habilités d’organisation du travail (planification, fixer des priorités, gestion d’équipes.) 
• Faire preuve de rigueur, d’initiative, d’autonomie, de logique et d’honnêteté
• Capacité à travailler sous pression, dans des contextes instables
• Etre bon négociateur et courtois
•  Personne intègre avec de solides valeurs personnelles, alignées sur notre mission et notamment engagée en faveur de l’égalité des sexes et les droits des femmes.

Souhaitables

• Expérience en gestion de la sécurité
• Expérience dans un projet de développement serait un atout.
• Bonnes connaissances dans ces domaines: Wash et Food Security.
• Maitrise de l´anglais un atout.
• Capable de travailler dans des situations de stress et de conditions de vie difficiles

Autres

• Engagement avec Oxfam : capacité et volonté pour défendre les intérêts de l’organisation ;
• Connaître, partager, s’engager et défendre les principes humanitaires et opérationnels d’Oxfam ;
• Faire connaître l’Organisation aux différents partenaires et interlocuteurs ;
• Toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par Oxfam.

Comment postuler

Envoyer votre dossier de candidature (Lettre de motivation, CV avec 3 personnes de référence, copies des diplômes, attestations et/ou certificats de travail) adressé au Responsable des Ressources Humaines/Bureau OXFAM au plus tard 06 Décembre 2021 à 17h00, avec en objet la mention « Assistant Logistique Base Paoua ». Lieu de dépôt de candidature : Coordination OXFAM Bangui soit dans l’une de nos quatre Bases : Bria, Batangafo, Bangassou et Paoua.